搞怪媽

20160524 接案，了解需求

這是我第一次接這樣的case，要去朋友(CEO)公司對他們的員工(工程師)做一場說明會，他們年齡約在25-35歲之間，CEO希望我以『客戶』的經驗做一些分享讓他們了解他們現在開發中的產品對企業有什麼用途，說一些正面的話語。

他們的產品主要是以『組織』和『專案管理』兩個主軸出發，透過『職務』的管理，可以在公司人事異動時，仍然可以保留相關職務的舊有資訊，並且讓新接手的人員可以輕鬆找到過去專案或系統相關資訊，減少交接的困難(職務的概念在一般台灣的公司並不是很完整，通常是一個人有多種職務，界線很不清楚)。另外在專案管理面也包含了看板(Kanban)工作管理、時間、會議以及討論區等等項目，很符合一般企業需要的專案或項目管理，不論是一般開發設計者，或者專案經理/Scrum Master都可以輕易使用。此外還有一些企業中常需要用到的IT小系統模組，像是訊息通知、提醒、系統權限套用(Auto provisioning)等等。<需要完成度比例顯示>

一聽到這樣的需求，我整個人又熱了起來，腦袋開始轉個不停。CEO希望我可以講一些很正面的話，讓大家肯定自己現在做的事情是對企業有意義並且可以幫助大企業IT解決很多問題；了解需求後，我心中卻有疑問『他們清楚自己在做什麼嗎?如果清楚，那為何有質疑?』。

回想我幾次參與專案會議時的狀況，發現並不是每人都專心的聽每一個階段的專案進度Demo，也很少有人問問題。CEO說可能因為成員年紀輕以及幾乎沒有大企業的員工經驗，所以對於目前工作有些質疑。但是我不想直接針對自己的經驗侃侃而談，也不想反駁大家的想法，我想的是『怎樣做互動』，了解他們知道什麼，想要了解什麼，並進而帶入現在跟他們切身相關的工作主題。一次時間大約一小時，不要太久，先以互動的方式進行，之後再依照這次的狀況，有需要再安排後續的時間。

我的心中馬上有兩個小題目『新人』、『系統』，透過這兩個主題，來延伸，以互動方式讓大家說出來他們已經知道或者可能懵懵懂懂的東西。

跟CEO討論好我預計使用的方式後，請CEO講一下預計用怎樣的方式來將我要講的東西帶入主題，並不要引起大家的反感。CEO說:「新產品即將上市，我們邀請有產業經驗的mm來分享我們產品對企業有什麼好處。」，引言的方式OK，我也請CEO和其他老闆們在那一個小時內盡量不要發言。

20160525 準備工作

我的心裡有一個心智圖，透過兩個小主題各自衍生出去，但是，萬一大家都很沉默，那我跟怎麼繼續呢?要不要做PPT來解說?

一早，我連絡負責人(主管之一)，請她準備白板，還有請大家要帶紙跟筆，不用帶電腦。這次我就不做PPT(PowerPoint)了…(因為不是很確定是不是真的了解需求，也不是跟他們很熟，所以很擔心，這樣是否有效?雖然腦袋裡已經想著未來也許可以幫他們曾加一些其他議題的課程…)

活動的主題:

1. 請寫出對目前所做的產品的了解，這個產品有哪些功能?(至少三個)並就自己的認知在功能的旁邊寫上是否對企業有用?
2. 從『新人』進公司來看職務怎樣產生
3. 從『系統』來看IT都在做什麼
4. 回饋

我還沒有仔細規畫要講什麼，今天還是用手動畫出心智圖吧!
晚上畫了很亂的心智圖

20160526 正式演說

早上想要準備一下要講的內容，想想大家應該不是很認識我，要怎樣讓他們認為我講的東西是OK的?先來個自我介紹好了，這樣他們可以知道我大約的背景。

調整一下活動的主題:

1. 講者的自我介紹
2. 請大家把手上的紙摺成三個區塊，在第一個區塊寫出對目前所做的產品的了解，至少三個熟悉的產品功能再來就自己的認知在功能的旁邊(第二個區塊)寫上是否對企業有用?
3. 從『新人』進公司來看職務怎樣產生
4. 從『系統』來看IT都在做什麼
5. 從『專案』來看這個公司的產品可以怎樣幫助企業
6. 在紙上的第三個區塊寫出聽完課後，再評估一次一開始寫的功能是否對企業有用?
7. 回饋與問題討論

大致上想一下，還想是否要把心智圖用電腦畫一下，忽然接到以前同事的委託…這下子我的壞習慣又來了，馬上跳入新的事件…一直到要出門前才快快回到原本的思緒(還好有設鬧鐘，不然可能連出門都忘了。)

到了會場，請與會的主角們(主管以外的人)都往中間的桌子坐。先跟大家說我的演說最喜歡『互動』，然後問大家知不知道我的背景，當中有位聽了點了一下頭(之前曾經合作過)，當然立馬請他來幫我做介紹然後我再做一些更加完整的介紹 【為何要這樣做?目的是要讓大家知道我有多少企業的經驗，經歷過多少專案，以及負責過怎樣的大系統，說來說去也是要讓大家容易相信我講的話。】

自我介紹後，便請大家把紙摺成三張，開始進行第二項活動主題。

• 請大家把手上的紙摺成三個區塊，在第一個區塊寫出對目前所做的產品的了解，三到五個熟悉的產品功能，再來就自己的認知[摸著良心]在功能的旁邊(第二個區塊)寫上是否對企業有用?

有沒有用怎麼寫? 覺得有用就『O』，沒用『X』，不知道就用『?』，寫出來大概就像這樣，第三塊留白。

這個階段主要是確認每個人對所開發的產品的了解，並且進一步寫出對於產品的用途的認可，所以比較屬於個人的認知，每個人寫的可能都不一樣，因此用個人方式表示。

接著進入第三個主題

• 從『新人』進公司來看職務怎樣產生

藉由跟大家互動，導出請到一位新人之前有哪些程序，這邊跟之前想的心智圖類似，可能是有新的商業需求(Business Requirement) 成立新的部門或事業群，或者是員工離職需要人來替補。而新人可能是『內部員工轉調』或者『新進人員』。

第四個主題

• 從『系統』來看IT都在做什麼

系統衍生出來的包含基礎架構(Infra Structure) 的AD、mail 等等，ERP(Enterprise Resource Planning) 的產(生產)、銷(銷售)、人、(人事)發、(研發)和財(財務)這五大項。此外還有企業入口網站 (Enterprise Information Portal, ERP)、e化系統(eSystem，各個部門都有各自的申請表單，從請假、名片申請、獎學金申請、文具申請…等等)、商業智慧(Business Intelligence, BI) …等等。而且系統各異，有自行開發也有不同廠商的套裝軟體這些都是靠一個一個的專案慢慢進行而成的。系統之間可能還有資料互轉(Interface)的機制

最後一個主題

• 在紙上的第三個區塊寫出聽完課後，再評估一次一開始寫的功能是否對企業有用?

大家寫完之後，便進入最後一個階段

• 回饋與問題討論

有兩位提問:

• 一個人有三種職務，在軟體上要怎樣應用?
• 假設前手有四十項工作，新人一接手就不知道要從何開始，怎麼做?

這兩個問題，透過解釋後，大家都可以了解並接受。

但有些人沒有發言，加上時間已經超過20分鐘，於是第三欄有問號或打叉的舉手，並請他們願意的話把紙上寫名字，交給我帶回來確認後回答。也可以請大家把問題Line 給我，會一併回覆。

20160527 檢討

CEO會後很開心的跟我說這場演說很有幫助，他們在我離開後討論了很久，欲罷不能。我則跟他抱歉，會中限制他說話，真的是很沒禮貌的，但是我還是堅持要這樣。他說我的堅持是對的，平常大家都聽他說，這場他沒有說話，卻覺得效果很好。

這場演說中應用的是讓大家說出自己的想法，不是老是聽，也不是只能接受。其中有幾個點是可以改善的。

20160530 後續要怎麼進行?

回家後寫了檢討，後續在他們的產品上開Channel收集問題並且回答問題。
用寫的不知道可以幫助多少，但能寫就寫吧~至於有沒有下次演說，也許不需要了。